ด้วยพนักงาน 5,000 คนในที่พัก 9 แห่งในมาเลเซีย กลุ่มแชงกรี-ลาจำเป็นต้องปรับปรุงประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ในกระบวนการทรัพยากรบุคคลและบัญชีเงินเดือน ด้วยวิธีการแบบดิสเก็ตต์และสเปรดชีตที่ใช้เวลานานเกินไปและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด ด้วยการปรับใช้โซลูชันการจ่ายเงินเดือนที่มีประสิทธิภาพจาก Tricor Orisoft ที่ทำงานบน Microsoft Azure แชงกรี-ลาได้รับการปรับปรุงการมองเห็นทางการเงินผ่านกิจกรรม HR และประหยัดเวลาได้มากในการประมวลผลบัญชีเงินเดือน

Shangri-La International Hotel Management Pte Ltd บริหารจัดการที่พักเก้าแห่งในมาเลเซียรวมทั้งโรงแรมและรีสอร์ทซึ่งมีพนักงาน 5,000 คน เฉพาะในแชงกรี-ลา กัวลาลัมเปอร์ องค์กรมีพนักงานประมาณ 850 คนในกะและหน้าที่ต่างๆ นอกจากมาเลเซียแล้ว บริษัทยังเป็นเจ้าของและดำเนินการอสังหาริมทรัพย์ในประเทศอื่นๆ ในภูมิภาค รวมถึงสิงคโปร์และฟิลิปปินส์

ด้วยองค์กรขนาดใหญ่และยังคงเติบโตอย่างต่อเนื่อง ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทจึงพยายามปรับปรุงเวิร์กโฟลว์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ตลอดจนปรับปรุงการให้บริการไปยังองค์ประกอบต่างๆ กลุ่มนี้ใช้ระบบบัญชีเงินเดือนที่แตกต่างกันในคุณสมบัติต่างๆ และสิ่งนี้ถูกระบุว่าเป็นคอขวดของข้อมูล ซึ่งมักส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการประมวลผลและต้องใช้ความพยายามในการแก้ไขโดยเจ้าหน้าที่

"การใช้ซอฟต์แวร์เก่าของเรา ต้องใช้เวลาพอสมควรในการอัปเดตบัญชีเงินเดือนปกติและรับรายงาน" Mr. Jason Tan ผู้จัดการฝ่ายบัญชีเงินเดือนของ Shangri-La Kuala Lumpur กล่าว ซึ่งหมายความว่าผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและการเงินไม่มีทัศนวิสัยเพียงพอเกี่ยวกับต้นทุนและทรัพยากรกำลังคน “ระบบไม่ยืดหยุ่นมากนัก เราไม่สามารถรับรายงานที่เราต้องการได้อย่างง่ายดายเพื่อจัดการกับความต้องการทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับ HR ของเราอย่างทันท่วงที เนื่องจากต้องใช้เวลาสองสามวันในการรวบรวมข้อมูลและเตรียมสิ่งเหล่านี้เป็นรายงาน”

ปัญหาอีกอย่างหนึ่งคือการประมวลผลเงินเดือนปกติ ซึ่งกำหนดให้พนักงานบันทึกข้อมูลลงในดิสเก็ตต์และส่งไปยังธนาคารเพื่อชำระเงินด้วยตนเอง

“เมื่อใดก็ตามที่เกิดข้อผิดพลาด ธนาคารต้องส่งคืนดิสเก็ตต์ไปที่สำนักงานของเรา และเราต้องส่งซ้ำ” Tan กล่าวเสริม “ซึ่งหมายความว่าเราจำเป็นต้องเตรียมบัญชีเงินเดือนให้พร้อมก่อนวันจ่ายเงินเดือนสามวันทำการ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดจะถูกส่งและประมวลผลอย่างเหมาะสม”

ความท้าทายเพิ่มเติมคือการจัดเตรียมสำเนาสลิปเงินเดือนให้พนักงาน ระบบเก่าของแชงกรี-ลาเกี่ยวข้องกับการเตรียมสำเนาสิ่งพิมพ์ ซึ่งกลายเป็นภาระสำหรับแผนกบัญชีเงินเดือน

จากความจำเป็นในการจัดการบัญชีเงินเดือนที่ดีกว่านี้ Shangri-La ได้สำรวจตัวเลือกต่างๆ และตัดสินใจย้ายระบบไปยังโซลูชัน unifiedPAY ของ Tricor Orisoft ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มบนคลาวด์ที่ทำงานบน Microsoft Azure unifiedPAY เป็นมากกว่าแอปพลิเคชันการจ่ายเงินเดือนแบบธรรมดา ยังทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มการวิเคราะห์ที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นหลักในเรื่องทรัพยากรบุคคล

เนื่องจาก unifiedPAY ได้รับการพัฒนาโดยบริษัทในท้องถิ่น แชงกรี-ลาจึงมั่นใจได้ว่าโซลูชันนี้สอดคล้องกับมาตรฐานการกำกับดูแลของรัฐบาลที่เข้มงวด และเข้ากันได้กับระบบบัญชีแยกประเภทภายนอกเพื่อให้แน่ใจว่าอินเทอร์เฟซที่ดีกับแพลตฟอร์มอื่นๆ โซลูชันนี้ยังสามารถทำงานร่วมกับเขตอำนาจศาลอื่นๆ ในภูมิภาคได้ เนื่องจาก Tricor Orisoft สามารถนำโซลูชันไปปรับใช้กับข้อกำหนดด้านการเงินและกฎระเบียบได้อย่างรวดเร็วในสิงคโปร์และฟิลิปปินส์ เป็นต้น

การโยกย้ายไปยัง unifiedPAY เป็นไปอย่างราบรื่นโดยส่วนใหญ่ Tan รายงานว่า "แม้ในเดือนแรกหลังการปรับใช้ เราก็ไม่มีปัญหาเลยในเรื่องการจ่ายพนักงาน" นอกจากนี้ Tricor Orisoft ยังให้การสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุดเพื่อจัดการกับข้อกังวลต่างๆ ในช่วงเริ่มต้นของการปรับใช้

หลังจากย้ายโปรแกรมเงินเดือนไปยัง unifiedPAY ของ ออริซอฟท์แล้ว Shangri-La ได้รับโซลูชันมาตรฐานเดียวที่ครอบคลุมคุณสมบัติต่างๆ ที่บริษัทจัดการ ความง่ายในการรวมข้อมูลหมายความว่าผู้จัดการฝ่ายการเงินและทรัพยากรบุคคลสามารถสร้างและเข้าถึงรายงานได้ทันท่วงที ซึ่งทำให้การตัดสินใจมีข้อมูลดีขึ้น

ความพร้อมใช้งานสูงผ่านระบบคลาวด์

ในฐานะที่เป็นแพลตฟอร์มบนคลาวด์ที่ทำงานบน Microsoft Azure แชงกรี-ลาจึงมั่นใจได้ว่า unifiedPAY จะพร้อมใช้งานและสามารถเข้าถึงได้ทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง และสามารถเข้าถึงได้จากระยะไกลเมื่อจำเป็น การทำงานบน Azure cloud ช่วยให้มั่นใจถึงความต่อเนื่องทางธุรกิจและการกู้คืนจากความเสียหาย ซึ่งหมายความว่า Shangri-La ไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลจะสูญหายหรือเสียหายอีกต่อไป

ปรับปรุงการตัดสินใจด้วยการมองเห็น

โซลูชันที่ยืดหยุ่น unifiedPAY มอบความสามารถในการสร้างรายงานเป็นประจำและตามความจำเป็น ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ถึงการมองเห็นที่ดีขึ้นเกี่ยวกับการเงินขององค์กร “สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายการเงินของเราสามารถประเมินรายงานอสังหาริมทรัพย์ได้อย่างสม่ำเสมอและทันเวลามากขึ้น” Tan กล่าว “แม้ว่าก่อนหน้านี้จะใช้เวลาหลายวันในการรวมและส่งอีเมลรายงานเงินเดือน/ทรัพยากร ตอนนี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการเข้าสู่ระบบเพื่อสร้างและวิเคราะห์รายงานเกี่ยวกับคุณสมบัติทั้งหมด

ประหยัดค่าใช้จ่ายผ่านโมบายล์พอร์ทัลและอิเล็กทรอนิกส์

ด้วย unifiedPAY พนักงานสามารถเข้าถึงสลิปเงินเดือนบนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนของตนเองผ่านพอร์ทัลแบบบริการตนเองทางอิเล็กทรอนิกส์ (ESS) ของแชงกรี-ลา ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและแรงงานของแผนก Payroll เนื่องจากไม่จำเป็นต้องพิมพ์และแจกจ่ายสลิปเงินเดือนแบบกระดาษอีกต่อไป นอกจากนี้ยังมีส่วนช่วยในการริเริ่มด้านสิ่งแวดล้อมของโรงแรมด้วยการลดการใช้กระดาษ

ประหยัดเวลาด้วยการปรับปรุงประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์

unifiedPAY ดำเนินการชำระเงินโดยตรงกับธนาคารออนไลน์ ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการนำดิสเก็ตต์มาดำเนินการด้วยตนเอง นอกจากนี้ แพลตฟอร์มยังเชื่อมต่อโดยตรงเพื่ออำนวยความสะดวกในข้อกำหนดการชำระเงินสำหรับหน่วยงานของรัฐ เช่น กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ “ซึ่งหมายความว่าไม่ต้องใช้เวลาสามวันในการประมวลผลและจ่ายเงินเดือนอีกต่อไป” Tan กล่าว “ด้วย unifiedPAY ของ ออริซอฟท์ ใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งวันในการประมวลผลและชำระเงินทุกอย่าง

ในแง่ของประโยชน์เหล่านี้ แชงกรี-ลากำลังสำรวจการปรับใช้โซลูชัน Orisoft และ Azure เพิ่มเติมในพื้นที่อื่นๆ ในแผนกทรัพยากรบุคคล และมีแผนที่จะรวมคุณสมบัติอื่นๆ ทั่วทั้งภูมิภาคเข้ากับระบบเช่นเดียวกัน “ทั้งผู้จัดการและพนักงานต่างพอใจกับการประหยัดเวลาและการมองเห็นทางการเงินที่ดีขึ้นที่เราพอใจหลังจากย้ายไปยังแพลตฟอร์ม unifiedPAY ของ ออริซอฟท์ ที่ขับเคลื่อนโดย Microsoft Azure” Tan กล่าว “ถ้าเรารู้ว่า ออริซอฟท์ และ Azure มีอะไรให้มากมาย เราจะย้ายไปเร็วกว่านี้มากและปวดหัวน้อยลงด้วยโซลูชันบัญชีเงินเดือนของเรา